So plant man Gruppenreisen richtig!

Eine Vereinsreise, eine Bildungsreise oder ein Urlaub mit mehreren Freunden, eine erfolgreiche Reise will gut geplant werden. Die Planung birgt einige Tücken und kann eine echte Herausforderung darstellen. Hilfe kann hierbei nicht schaden.

Organisation

Das Wichtigste an einer Reise mit mehreren Personen ist die Organisation. Auch wenn die Gruppenreise einem bestimmten Thema gewidmet ist, haben verschiedene Menschen auch unterschiedliche Interessen. All diese Vorlieben unter einen Hut zu bringen ist in einem solchen Fall oftmals schwierig. Also sollte man die Verantwortung der Organisation der Reise einer vertrauensvollen Person oder einem Veranstalter übertragen.

Bei der Organisation müssen verschiedene Aspekte beachtet werden. Nennenswert sind hierbei die Größe der Gruppe oder der Zweck beziehungsweise das Thema, dem die Reise gewidmet ist. Selbstverständlich sollten im Vorfeld auch wichtige Eckdaten geklärt werden. Soll die Reise im In- oder im Ausland stattfinden? Soll es ein Wochenendtrip oder eine Reise über mehrere Wochen sein? In diesem Kontext muss auch der infrage kommende Zeitrahmen abgeklärt werden. Am besten einigen sich alle Beteiligten möglichst frühzeitig auf einen Zeitpunkt, um Termine, Arbeitszeiten oder andere Verpflichtungen abklären zu können.

Unterkunft und Verpflegung

Bereits zu Beginn sollte sich die Beteiligten mit der Frage beschäftigen, welche Art von Unterkunft in Betracht kommt. Wenn die meisten Aktivitäten außerhalb stattfinden sollen und die Unterkunft lediglich zum genutzt wird, kommen eventuell günstige Hostels infrage. Liegt der Schwerpunkt eher auf Gemeinschaftsaktivitäten in der Gruppe, kann darüber nachgedacht werden, ein komplettes Ferienhaus anzumieten. Dies schließt im Zweifel auch Selbstversorgung mit ein. Auch darüber sollte sich die Gruppe abstimmen. Gemeinsames Einkaufen und Kochen stärken den Zusammenhalt innerhalb der Gruppe, bieten die Möglichkeit, einander noch besser kennenzulernen und bringen viel Spaß mit sich. Die Planung sollte aber auch hier nicht zu kurz kommen. Die Beteiligten sollten einen groben Essensplan aufstellen, um bestimmte Unverträglichkeit oder Vorlieben festzuhalten.

Aktivitäten

Viele Menschen verbinden eine Reise mit Spontanität und Entspannung. Gerade bei einer Gruppenreise kann dies zu einem Leerlauf und Langeweile führen. Um die kostbare Zeit vor Ort sinnvoll zu nutzen, sollten bestimmte Aktivitäten bereits im Vorfeld geplant und eventuell schon gebucht werden. Je nach Interessen sollten sich Sport, Gruppenaktivitäten oder Sightseeing abwechseln. Hier kann ein kompetenter Reiseveranstalter wertvolle Tipps geben und eine individuelle Gruppenreise nach Maß gestalten. Bei den Aktivitäten sollten also alle Beteiligten flexibel sein und sein können.

Finanzen

Niemand spricht gern über Geld. Doch das gewählte Budget ist richtweisend für die Art der Reise und der entsprechenden Aktivitäten. Demzufolge sollte bereits zu Beginn der Planung ein für alle Beteiligten realisierbares Budget festgelegt werden. Dabei müssen unvorhergesehene Kosten genauso wie Kosten für die individuelle Verpflegung mit einkalkuliert werden, damit keine bösen Überraschungen entstehen. Die Beteiligten sollten sich zudem die Frage stellen, ob beispielsweise ungeplante Snacks selbst bezahlt oder extra dafür eine Reisekasse eingerichtet werden soll. Alle Kostenpunkte sollten transparent und im Vorfeld abgesprochen werden.

Tipps und Tricks

Social Media bietet sich perfekt an, um miteinander in Kontakt zu bleiben. Es existieren verschiedene Portale, um Abstimmungen so problemlos wie möglich zu gestalten und alle Beteiligten auf dem aktuellen Stand zu bringen. So wird es auch kinderleicht sich miteinander abzustimmen. Je nach Art der Reise kann beispielsweise das Mitbringen von bestimmten Utensilien notwendig sein. Eine kurze und unkomplizierte Abstimmung vermeidet, dass Sachen doppelt oder dreifach eingepackt werden.